Wozu dient ein Pflichtenheft
Am Anfang eines jeden IT-Projekts steht die Planung. Dabei werden in vielen Unternehmen Projekte oftmals auf Basis von handschriftlichen Aufzeichnungen oder nur mit Hilfe einer simplen Skizze geplant und umgesetzt.
Gerade diese einfache Darstellung genügt für komplexe Projekte allerdings kaum. Die mangelnde Planung wird spätestens dann spürbar, wenn bei der Realisierung Probleme auftreten oder es zu Unstimmigkeiten zwischen den beteiligten Partnern kommt.
Aus diesem Grund ist es zum Erhalt der Planungs- und Investitionssicherheit notwendig, wichtige Elemente eines solchen Projekts möglichst umfassend und genau vorab festzuhalten. Dazu dient ein Pflichtenheft.
Nachfolgend soll ein kurzer Überblick gegeben werden woraus ein Pflichtenheft idealerweise besteht:
1. Ist-Analyse der Ausgangssituation
Im ersten Teil des Pflichtenheftes werden grundlegende Informationen wie Kurzbeschreibung der benötigten Software festgehalten.
Des weiteren, wird der Status quo zum Zeitpunkt des Projektbeginns festgestellt. Dazu gehört auch ein Überblick über die Organisationsstruktur, die eingesetzte IT-Technik, das Datenmanagement und die Personalsituation.
Ziel hierbei ist es Prozesslandkarten für die wichtigsten Prozesse abzubilden. Diese dienen als Grundlage für die nächsten Schritte.
Des weiteren wird eine Zieldefinition vorgenommen um schlussendlich auch einen Kriterienkatalog zu erhalten.
2. Beschreibung der geplanten Anwendung
Nachdem die Ziele definiert wurden, die durch den Einsatz der Software erreicht werden sollen wird in einem nächsten Schritt die Software beschrieben.
3. Skizzierung des Sollzustands und Ermittlung der Anforderungen
Im Folgenden wird der geplante Soll-Zustand nach Umsetzung des Projekts beschrieben. Analog zur Beschreibung der Ausgangslage wird die Umsetzung in die Abschnitte Organisation, Technik, Datenmanagement und Personal untergliedert.
Dabei werden auch allgemeine Anforderungen erfasst um in weiterer Folge Missverständnisse zu vermeiden. Oft ist es dabei nicht garantiert, dass selbstverständliche Anforderungen erfüllt werden, weshalb gerade diese Punkte besonders wichtig sind.
Als letzter Bestandteil des Arbeitspaketes wird ein Vergleich der unterschiedlichen Softwarelösungen erstellt um auf Basis der Anforderungen eine entsprechende Software auszuwählen.
4. Planung der Umsetzungsschritte in einem Arbeits- und Zeitplan
Nach der Definition des Sollzustandes wird ein Projektplan für die nächsten Schritte erarbeitet.
5. Aufstellung von Kostenplan und Erfolgskontrolle für das Projekt
In einem letzten Projektschritt wird ein Kostenplan erstellt sowie Erfolgskriterien für das Implementierung-Projekt erarbeitet.
In diesem Schritt werden neben den fixen Kosten für die Entwicklung auch Wartungskosten sowie Investitionskosten für z.B. Hardware berechnet.